O primeiro marco
O plano em trechos curtos, com marcos que mostram o atraso a tempo
O capítulo da primeira parada terminou com o grupo saindo com um plano: o poço primeiro, e o mirante para quem quisesse a foto. Faltavam cinco quilômetros de mata. Este capítulo mostra como o Seu Benedito divide cinco quilômetros em trechos que cabem na cabeça, e como a Lia dividiu o segundo ano em trechos de três meses.
Em janeiro, você escreve o plano do ano: aprender três tecnologias, terminar dois projetos, ler doze livros e mudar de emprego. Em fevereiro, a energia ainda está lá. Em março, você nem lembra onde guardou o plano.
O plano que anda é o que cabe em trechos curtos, cada um com um marco que você reconhece quando chega.
Três marcos em cinco quilômetros
Na mata da imagem que abre este capítulo, uma ponte estreita de madeira, em verde, atravessa um riacho. Em cima da ponte, perto da ponta da direita, um guia de chapéu olha o relógio de pulso, e na outra ponta o grupo chega pela trilha, em fila.
O guia é o Seu Benedito. Na saída da primeira parada, o Seu Benedito avisou ao grupo que os cinco quilômetros até o poço tinham três marcos. O primeiro marco era a ponte do riacho, a dois quilômetros da parada, onde o grupo devia chegar às oito e quarenta. O segundo marco era o bambuzal, a quatro quilômetros da parada. O terceiro marco era o poço, embaixo da cachoeira.
Em cada marco, o Seu Benedito confere três coisas: a hora, a água de cada pessoa e os pés.
Pare aqui um segundo e responda como se você fosse o Seu Benedito. No meio da mata, sem ver a cachoeira, como você sabe se o grupo está no ritmo certo?
Vinte e cinco minutos na ponte
O grupo chega à ponte às nove e cinco, vinte e cinco minutos depois do previsto. O casal de aposentados vinha mais devagar nas subidas, e o grupo parou duas vezes para esperar. O Seu Benedito não reclama. O Seu Benedito muda o plano ali mesmo: o almoço no poço passa das dez e meia para as onze, e a subida do Cláudio ao mirante fica para depois do almoço, se der tempo.
Sem o marco da ponte, o grupo só descobriria o atraso no poço, com a fome e o cansaço chegando juntos. O marco mostrou o atraso quando ainda dava para ajustar o plano sem pressa.
A ponte não deixou o grupo mais rápido. A ponte avisou o atraso quando ainda faltavam três quilômetros.
O primeiro trecho da Lia
Com o ponto no mapa marcado e o porquê escrito, a Lia montou o plano do segundo ano com a Joana. O plano da Lia tinha quatro trechos de três meses, e só o primeiro trecho estava detalhado.
O primeiro trecho, de junho a agosto, era levar uma solução pequena inteira: a remarcação da consulta pelo próprio paciente, no celular. O trecho tinha três marcos, cada um com data. No fim de junho, a Lia teria a estimativa de prazo escrita e mostrada à Joana. No fim de julho, a Lia teria apresentado o plano da remarcação na reunião de planejamento. No fim de agosto, a remarcação estaria no ar numa clínica, para teste.
O mercado chama os pontos do caminho que têm data, como a estimativa do fim de junho, de marcos (milestones). Um marco é um ponto do caminho que você reconhece quando chega, sem discussão, e com data. “Melhorar a comunicação” não serve de marco, porque ninguém reconhece o dia em que chegou lá. “Apresentar o plano na reunião de julho” serve, porque no fim de julho todo mundo sabe se a apresentação aconteceu.
A ponte da Lia
A estimativa da Lia para a remarcação foi de quatro semanas de trabalho. Na segunda semana, a Lia olhou o que tinha feito e viu um terço, e não a metade. A remarcação das sessões duplas, as consultas que ocupam dois horários seguidos na agenda, estava comendo os dias. A Lia não tinha previsto a sessão dupla na estimativa.
A Lia contou à Joana na segunda semana, e não na quarta. As duas tiraram a sessão dupla do primeiro teste, para entrar no trecho seguinte. A Lia viu o atraso na segunda semana, quando ainda dava tempo de chegar ao marco de agosto. A remarcação entrou no ar na clínica de teste no dia vinte e oito de agosto.
A conferência da Lia na segunda semana avisou o que a quarta semana teria mostrado tarde demais.
Como dividir o caminho
Quatro perguntas que dividem o caminho em trechos com marcos
As quatro perguntas cabem numa folha, e poupam o plano do ano que ninguém lembra onde guardou em março.
A Lia detalhou só o primeiro trecho. Os outros três ficaram com uma linha cada, para detalhar quando chegasse a vez deles.
Os marcos da Lia eram a estimativa mostrada, o plano apresentado e a remarcação no ar. Se você precisa discutir se chegou, o marco ainda é uma vontade.
O Seu Benedito esperava a ponte às oito e quarenta. Sem a hora, a ponte é só uma ponte, e não avisa atraso nenhum.
O Seu Benedito mudou o almoço, e a Lia tirou a sessão dupla. Decida antes o que pode sair do trecho, para não decidir com pressa.
O plano em trechos não evita o atraso, e mostra o atraso a tempo de mudar o plano.
práticaLevar para a entrevista
Três perguntas sobre planejar em trechos e perceber o atraso cedo.abrir
Nas três perguntas abaixo existe a mesma tentação: mostrar um plano grande e bonito, para parecer ambicioso. Só que nenhuma das três perguntas está medindo o tamanho do seu plano. As três estão medindo se você sabe dividir o caminho e perceber o atraso a tempo.
“Como você organiza um objetivo grande?”
A pergunta parece pedir um método, e mede se você divide o objetivo em trechos que dá para conferir.
- Um objetivo de verdade, dividido em trechos
- Os marcos de um trecho, com data
- O que você fez quando um marco atrasou
- Um método com nome bonito e nenhum exemplo
- Dizer que vai fazendo e vê no fim
- Um plano que tenta tudo ao mesmo tempo
“Divido em trechos de três meses e detalho só o primeiro. No ano passado, o primeiro trecho era pôr no ar a remarcação de consulta pelo celular, com três marcos: estimativa em junho, apresentação em julho e teste numa clínica em agosto. Na segunda semana eu tinha feito um terço, avisei, e as sessões duplas ficaram para o trecho seguinte.”
“Eu me organizo bem. Faço uma lista e vou cumprindo.”
A lista sem marcos e sem datas não mostra o atraso, e quem entrevista não sabe quando você perceberia que o plano parou.
“Me conta de um plano seu que atrasou. Quando você percebeu?”
Esta pergunta mede quanto tempo o atraso leva para chegar até você.
- Dizer quando percebeu, com a data ou a semana
- Dizer o que mostrou o atraso
- Contar o que mudou no plano
- Dizer que percebeu no prazo final
- Culpar quem atrasou junto
- Dizer que nunca atrasou nada
“Na clínica onde eu trabalhava, eu planejei trocar todas as fichas de papel dos pacientes por cadastro no sistema em dois meses. No fim do primeiro mês, eu tinha feito duzentas fichas de mil. Avisei a gerente, e a gente decidiu cadastrar primeiro só os pacientes com consulta marcada. Terminei as mil fichas em quatro meses, sem parar o atendimento.”
“Percebi no dia da entrega, porque surgiu um imprevisto.”
O atraso que aparece no dia da entrega já tinha aparecido antes, sem ninguém olhando. Quem entrevista percebe que o plano não tinha marcos.
“Você costuma terminar o que começa?”
A pergunta procura saber se os seus planos cabem no tempo que você tem.
- Um exemplo de coisa terminada
- Um exemplo de coisa que você parou, e por quê
- Como você escolhe o tamanho do que começa
- Que você fala do que não terminou sem culpa
- Que você decide parar, em vez de largar
- Que você aprendeu com o que parou
“Hoje eu termino quase sempre. Quando comecei a estudar, eu abri seis cursos ao mesmo tempo e larguei quatro na metade. Passei a fazer um curso por vez, em trechos de um mês, com um projeto pequeno no fim de cada trecho. Abri menos cursos, e perdi a sensação de estar aprendendo tudo ao mesmo tempo.”
“Sempre. Eu nunca desisto de nada.”
Quem nunca desiste de nada também nunca escolhe o que deixar para depois, e quem entrevista desconfia da palavra "nunca".
práticaLevar para o trabalho
Três situações em que o marco mostra onde você está no plano.abrir
O líder escreveu no seu plano um objetivo que ninguém consegue conferir
Essa situação aparece na conversa do plano, com frases como “melhorar a comunicação” ou “ganhar autonomia”. O erro comum é aceitar a frase, e descobrir no fim do ano que ninguém sabe dizer se você chegou lá.
- Trocar a frase por um ponto que dá para ver acontecer
- Pôr uma data em cada ponto
- Combinar com o líder como os dois vão conferir
- Aceitar a frase para não parecer difícil
- Inventar um número que não mede nada
- Esperar a avaliação do fim do ano para perguntar
Para a Joana: “No plano está escrito ‘falar mais nas reuniões’. No meu primeiro ano, eu falei duas vezes nas reuniões de planejamento. Posso trocar a frase por ‘apresentar o plano da remarcação na reunião de julho’? Assim, no fim de julho, a gente sabe sem discussão se eu cheguei.”
A fala troca uma vontade por um marco com data, e a Joana passa a ter o que conferir em julho, como o Seu Benedito tinha a ponte às oito e quarenta.
O primeiro trecho terminou, e o próximo trecho ainda é uma linha só
Essa situação aparece no fim de cada trecho de três meses, quando o trecho seguinte ainda tem uma linha só no plano. O erro comum é seguir trabalhando sem detalhar o trecho novo, e passar um mês inteiro sem marco nenhum.
- Fechar o trecho com o que foi cumprido e o que ficou de fora
- Levar para o trecho novo o que o trecho anterior ensinou
- Dar ao trecho novo três marcos com data na primeira semana
- Emendar o trecho novo sem olhar o anterior
- Detalhar de uma vez os três trechos que faltam
- Esperar o líder lembrar do plano
Para a Joana: “A remarcação está no ar na clínica de teste desde o dia vinte e oito. No plano, o segundo trecho ainda é uma linha só, levar a remarcação para todas as clínicas. Eu queria detalhar o segundo trecho com você esta semana, com as sessões duplas que ficaram de fora e três marcos com data.”
A fala fecha o primeiro trecho com o marco cumprido, e detalha o segundo trecho com o que o primeiro trecho ensinou, como as sessões duplas que a Lia tirou do primeiro teste.
Ninguém pediu um plano, e você quer um
Essa situação é comum em empresa pequena, sem conversa de plano. O erro comum é achar que plano só existe quando o chefe pede.
- Escrever o seu trecho de três meses sozinho
- Mostrar ao líder em dez minutos
- Pedir ao líder que confira os marcos com você
- Esperar o chefe pedir
- Guardar o plano só para você
- Montar um plano de dez páginas
“Escrevi o que eu quero fazer nos próximos três meses, com três marcos e as datas. Você tem dez minutos para olhar comigo? Queria saber se os marcos fazem sentido para o time.”
O plano que você mostra ao líder ganha um segundo par de olhos nos marcos.
O que muda daqui em diante
O grupo atravessou a ponte vinte e cinco minutos atrasado, e sabendo disso.